Une note de frais est le document grâce auquel le chef d’entreprise ou un salarié peut se faire rembourser par l’entreprise ses frais professionnels. Ces frais sont, sous certaines conditions, déductibles du résultat imposable de l’entreprise en tant que frais réels ou frais forfaitaires. Afin de pouvoir justifier les frais professionnels en cas de contrôle, il est indispensable pour l’entreprise de formaliser la gestion des notes de frais et la conservation des justificatifs.
Qu’appelle-t-on note de frais ?
Destinée à l’entreprise, une note de frais est une fiche papier ou informatique (fichier excel, par exemple) permettant de se faire rembourser des frais professionnels, sur justificatifs. Les frais professionnels sont des dépenses faites par l’exploitant, le dirigeant ou le salarié pour des besoins professionnels. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de transport, des frais d’hébergement et logement, des frais de repas, des frais de petites fournitures de bureau, etc
Les frais professionnels sont, sous certaines conditions, déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.
Les mentions obligatoires des notes de frais
Les remboursements de frais sont particulièrement vérifiés par l’administration fiscale et les Urssaf. Afin d’éviter les litiges, la note de frais doit être nominative (nom du dirigeant ou salarié concerné), datée et détaillée. Le plus souvent, il s’agit d’un tableau avec la date, le descriptif de la mission, le lieu du déplacement, la description des frais par type et le montant. Pour chaque dépense, le montant de la TVA doit être indiqué ainsi que les montants hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Prenons l’exemple d’un dirigeant qui invite son principal client pour discuter d’un nouveau contrat. Le repas coûte 120 €. Il doit inclure le nom du client et l’objet de la rencontre sur sa note de frais.
Justificatifs à joindre aux notes de frais
Pour pouvoir se faire rembourser les frais qu’il a engagés, l’exploitant, le dirigeant ou le salarié doit joindre à ses notes de frais les justificatifs, c’est-à-dire les factures de ses dépenses, libellées au nom de l’entreprise et avec le montant de la TVA payée. Pour les repas d’affaire, les factures doivent indiquer, au dos, le nom du client invité, sa fonction et le nom de sa société.
Prenons l’exemple d’un dirigeant qui doit se rendre à un salon à Lyon. Il engage des frais de transport de 150 € (billets de train), 100 € pour une nuit d’hôtel et 40 € pour les repas. Pour se faire rembourser, il doit remplir sa note de frais avec les trois justificatifs de ces dépenses.
Lorsqu’une entreprise se développe, celle-ci a tout intérêt à mettre en place une politique de gestion des notes de frais : processus de validation et de contrôle des notes de frais, délais pour présenter les notes de frais, délais pour les remboursements, budget à respecter pour les frais d’hébergement et logement, etc.
Dématérialisation des notes de frais : quels avantages ?
La gestion des notes de frais peut être chronophage pour l’entreprise. De leur côté, les salariés souhaitent que le remboursement de leurs frais professionnels soit le plus simple et le plus rapide possible. D’où l’intérêt de la dématérialisation des notes de frais.
Depuis 2019, les entreprises n’ont plus l’obligation de conserver les justificatifs des notes de frais en version papier. Elles peuvent ainsi dématérialiser les notes de frais et conserver les justificatifs fournis par chaque salarié en version numérique.
Pour que la note de frais dématérialisée ait une valeur probante, il faut que les conditions suivantes soient respectées :
- la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’original ;
- le document doit être numérisé au format PDF ;
- la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ;
- une copie numérique de chaque facture doit être conservée, en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.
Notes de frais : déduction des frais de déplacement
Conditions de déductibilité fiscale des frais de déplacement
Les frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise s’ils remplissent les conditions suivantes :
- être exposés dans l’intérêt direct de l’exploitation, ce qui exclut les dépenses d’ordre personnel ;
- se rattacher à une gestion normale de l’entreprise, c’est-à-dire ne pas être excessifs ni fictifs ;
- être enregistrés en comptabilité en charge au cours de l’exercice auquel ils se rapportent ;
- être effectivement acquittés et s’appuyer sur des pièces justificatives suffisantes (factures).
Lorsque les frais de déplacement sont exposés par les personnes les mieux rémunérées de l’entreprise, ils doivent figurer sur le relevé de frais généraux joint à la déclaration de résultat.
Exemples de frais de déplacement déductibles :
- déplacements professionnels (train, avion, taxi) ;
- frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance n’excède pas 40 km ; au-delà, la déduction fiscale suppose que l’exploitant, le salarié ou le dirigeant justifient l’éloignement du domicile du lieu de travail par des circonstances particulière ;
- frais de voiture et de deux-roues utilisés dans le cadre de l’exploitation et acquis par l’entreprise (entretien, carburant, frais de garage, assurance…) ;
- frais de voiture et de deux-roues personnels lorsqu’ils sont utilisés pour les besoins de l’activité professionnelle ;
- frais de covoiturage pour le trajet domicile-travail ou pour un déplacement professionnel, étant précisé que seuls les frais qui demeurent à la charge du dirigeant ou du salarié une fois le partage effectué sont déductibles ;
- frais de voyages de stimulation organisés dans l’intérêt de l’entreprise et dans un but de promotion commerciale.
Frais de déplacement : montants déductibles
En principe, les frais de déplacement sont déduits selon le principe des frais réels.
Les frais de déplacement remboursés aux dirigeants et salariés au titre de l’utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels sont déductibles au prorata du kilométrage parcouru à titre professionnel, qui doit pouvoir être justifié par tous moyens. Ces frais peuvent être déduits en tant que frais réels ou évalués d’après le barème kilométrique fourni chaque année par l’administration (frais forfaitaires). Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance. Pour le remboursement, doivent être mentionnés sur la note de frais : le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).
Notes de frais : déduction des frais de repas
Conditions de déductibilité fiscale des frais de repas
Pour être déductibles, les frais de repas doivent remplir plusieurs conditions :
- constituer des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession (déplacement professionnel chez un client ou repas d’affaires par exemple) et non par des convenances personnelles ;
- être justifiés par la distance entre le lieu d’exercice et le domicile ;
- être effectivement engagés (sous réserve d’une pièce justificative, notamment facture d’un restaurant ou d’un traiteur).
Frais de repas : montants déductibles
Les repas d’affaires font partie des charges déductibles lorsqu’ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité et l’avantage attendu.
Les frais supplémentaires de repas pris sur le lieu de travail sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris à domicile et à condition que le montant de ces dépenses soit justifié. En pratique, n’est admise en déduction que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (5,35 € pour 2024) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (20,70 € pour 2024). Ainsi, en 2024, le plafond de déduction fiscale pour les frais de repas est de 20,70 € pour un repas pris au restaurant. Assurez-vous de respecter ces limites lors du remboursement.
