Gestion de vos mails professionnels : les bonnes pratiques

Ne vous laissez pas déborder par les mails professionnels non lus 

Comment ne pas vous laisser déborder par les mails non lus qui s’accumulent dans la boîte de réception de votre messagerie professionnelle ? En les priorisant, en les classant et en les traitant par paquets. Voici quelques pistes : 

• à l’ouverture de votre boîte de réception, plutôt que de répondre aux mails non lus les uns après les autres dans leur ordre d’arrivée, prenez le temps d’analyser rapidement leur contenu afin de déterminer un ordre de priorité dans leur traitement ;

• traitez immédiatement les emails qui ne requièrent qu’une réponse brève (délai de traitement inférieur à 5 minutes) ;

• pour les emails qui nécessitent un traitement plus long, utilisez le répertoire de votre messagerie professionnelle pour les classer dans différents dossiers selon le degré d’urgence de la réponse attendue et/ou de l’action requise : « à traiter dans les 24h », « à traiter sous 7 jours », « à lire », etc.. Autre option : vous pouvez également identifier d’un drapeau les mails les plus importants qui impliquent une action ou une réponse à court terme ;

• dans la journée, afin de ne pas perdre en concentration et en efficacité dans les dossiers sur lesquels vous êtes en train de travailler, ne traitez pas vos mails professionnels au fur et à mesure de leur réception. Consacrez des temps dédiés de votre journée à la gestion de mails par paquets : par exemple, le matin en démarrant votre journée de travail, puis avant ou après votre pause déjeuner et, enfin, avant de terminer votre journée. Supprimez l’alerte sonore ou visuelle des nouveaux emails entrants ou paramétrez votre messagerie pour ne recevoir vos mails qu’à certaines heures ;

• utilisez le répertoire de votre messagerie professionnelle pour archiver les emails traités dans des dossiers spécifiques permettant de les retrouver facilement ;

• n’hésitez pas à supprimer systématiquement tous les mails lus qui ne nécessitent plus ni action, ni réponse, ni archivage dans un dossier ;

• désabonnez-vous des newsletters et abonnements inutiles ;

• pendant vos congés, programmez un message automatique d’absence afin d’informer l’expéditeur du message de la date à laquelle vous serez en mesure de lui répondre.

Prenez le temps de rédiger des mails professionnels efficaces

Un mail professionnel efficace est un mail qui est ouvert par son destinataire, qui est lu intégralement et qui, le cas échéant, déclenche l’action attendue.

Accordez une attention particulière au libellé de l’objet du mail qui doit retenir l’attention du destinataire, et donc déclencher l’ouverture du mail, et faciliter sa consultation ultérieure en cas d’archivage. L’objet du mail doit permettre de connaître son contenu avant même son ouverture. Sont donc à éviter absolument : l’absence d’objet, l’objet constitué par le numéro d’enregistrement du document figurant en pièce jointe ou encore l’objet se limitant à un nom de dossier sans autre précision.

Dans le corps du mail, pour optimiser la lisibilité du message :

• Commencez le mail en annonçant directement ce qu’on va y trouver

• Structurez le mail avec des titres, des sous-titres et des mots en gras

• Rédigez des phrases courtes avec des termes simples

• Pour éviter les phrases longues, privilégiez les listes (bullet points) 

• Appliquez le principe « une seule idée par paragraphe » avec un saut de ligne entre chaque paragraphe

• Pour éviter les échanges de mails confus qui s’éloignent de leur objet principal, ne traitez pas de plusieurs sujets dans un même fil de discussion.

En conclusion du mail, indiquez clairement ce que vous attendez du destinataire et dans quel délai, afin d’éviter des incompréhensions et des échanges supplémentaires chronophages.

Limitez le nombre de destinataires de vos mails professionnels

Avant de faire partir un message, distinguez bien les destinataires des autres personnes notifiées simplement pour information. Le destinataire est celui qui attend une réponse de votre part et/ou dont vous attendez un retour ou une action.

Limitez le nombre de personnes en copie pour éviter d’encombrer inutilement les messageries professionnelles de vos interlocuteurs. Pour cela, posez-vous toujours la question de l’utilité de mettre quelqu’un en copie. A défaut, vous prenez le risque de ne plus être lu à l’avenir.

En réponse à un envoi groupé, évitez le « répondre à tous » systématique. Prenez le temps de sélectionner les personnes qui sont véritablement intéressées par votre réponse.

Enfin, n’oubliez pas que les mails ne doivent pas se substituer totalement aux autres moyens de communication. Parfois, un coup de téléphone permet de régler une situation bien plus rapidement que par mail.

Limitez vos emails pour limiter leur empreinte carbone

Un email standard génère environ 4 g de CO₂ et avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu'à 50 g de CO₂ (source : Carbon Literacy Project). Même envoyé à un collègue de bureau à quelques mètres de distance, un email transite par des routeurs, serveurs et ordinateurs qui consomment de l'énergie pour fonctionner et qui nécessitent d'être refroidis. Le problème est aggravé par la quantité de messages qui s'accumulent dans les boîtes de réception qui nécessitent de dépenser de l'énergie pour leur stockage.

Limiter ses emails envoyés et stockés permet donc de limiter les émissions de CO₂ !